仕事をする上での優先順位
こんにちは。
働いている方は、日々多くの業務を抱えていることと思います。業種や職種にもよるのでしょうが、手順や取り組むタイミングが決まったルーチンワークや、唐突に発生する割込業務など、業務にも色々な種類がありますよね。
大学職員の場合、学校ですので授業や行事などの年間スケジュールがあり、毎年それほど大きな変更はありません。なので大体、「この時期にはこれをする」ということは決まっていまして、そういう意味ではルーチン業務も多い方かと思います。
ただ、それは大まかな仕事の話でして、学生や教員を相手にしていますので、予測不可能な業務もかなり多く発生します。特に学生は本当に色々なことを起こします。いや、教員が起こす問題の方が爆弾としては大きいんですが…。
なので、年間業務を予定通り遂行するために、日々発生するイレギュラーをどう収めるか、同じような問題が今後発生しないよう、どう対策するかといったことを考えて業務を進めます。
そういう意味では、「とにかく自由にやりたい！」という方や、「自分のクリエイティビティを発揮したい！」という方にはあまり向かないかもしれません。周りを見回してもなかなかそういう職員はおりません。
話が横に逸れましたが、多くの業務が発生すると、どうしても優先順位を付けて仕事をしないといけなくなりますよね。この優先順位の付け方をうまくできると、同じ時間でより多くの業務を遂行できると思います。
よく、自己啓発本などでは「業務の緊急度と重要度で判断する」のが良いとされます。私も新入社員のときにはそう学んだのですが、そもそも新入社員や部署異動したばかりですと、経験値が少なくて何が重要で何が緊急なのかわからなかったりしますよね。
なので、私は下記の2点で優先順位を付けるようにしています。
- 締切はいつか
- 他人が関わる仕事か
まず、1.の締切は当然ですね。今日中や明日中の仕事なら最優先です。2.の他人が関わる仕事かは、その仕事の完了までに自分以外の人に何かを依頼したり、確認したりする必要がある場合には、優先順位を上げます。
他の人は自分以上に忙しい場合がありますので、作業などお願いすると予想以上に時間がかかることもありますし、調整が生じる可能性もあります。そのため、依頼や確認は早めに行います。
また、人に依頼した後は、それを進めてもらっている間に自分は他の業務を進められますので、効率的です。逆に自分1人だけで頑張ればなんとかなるような仕事であれば、後回しにします。
なお、この2点を把握するためには、その業務を行うにあたり、どのような作業をどんな順序で行うか、業務の全体像を考える必要があります。もし全体像がわからない業務は、私の場合はとにかく周りの人に相談して解像度を上げるようにします。
シンプルですが、意外とこれだけで優先順位が付けられるものだと私は感じています。というか、第一線でご活躍されている多くの方には「何を当たり前のことを言ってるんだ」と叱られそうですが…。もし参考になりましたら幸いです。
