電話とメールの使い分け

おはようございます。

先日、仕事中に思ったのですが、連絡手段として電話を好む人とメールを好む人の両方がいますよね。電話とメールどちらでも良い場合に、「どっちを選ぶのかなー」と観察していると、なんとなく判別できます。いえ、決してヒマで人の観察してるわけではないんですけどね(笑)

それで、なんとなくのイメージですが、電話派の人はアナログ系で、元気なタイプというか、ハキハキした人が多いように思います。これに対してメール派はデジタル系で、大人しい人が多いですね。もちろん例外はありますし、あくまで個人の所感ですので悪しからず。

で、まあどっちで連絡してもいいようなときは好きな方を選べばいいと思うんですが、場合によっては電話が良かったり、メールが良かったりすることもありますね。

例えばメール(文章)では十分に説明できない内容を伝えたい場合。話し言葉の方がニュアンスというか、文脈でなんとなく言いたいことがわかることってありますよね。会議の議事録とか作ってますと、それがよくわかります。話し言葉を書き言葉に変換しながら書くわけなんですが、みなさんフワッとした話し方してても案外会議の場では伝わるんですよね。なので、「文章にするのは難しいんだけど、話せばすぐ伝えられそう」というときには電話が良いかと思います。

それから、緊急の場合。急いでるときは件名やら本文やらをカチャカチャ打つ時間も惜しいですから、これは言わずもがなで電話が良いですよね。

あとは、証拠を残したくない場合。例えば規則に従うと本来は認められない事例なんだけど、事情があって例外的に認めることとか、意外とありませんか？あとは、人間関係がらみとか、個人情報とか。そういった表立って言えないことを伝える場合にはメールですと証拠として残ってしまいますので、電話が良いと思います。

逆に証拠を残したい場合や、相手から言質を取りたいときはメールの方が良いかと思います。特に事務系の仕事をしていますと、「あのときこの人がこう言った」という証拠が無いと仕事が進まなかったり、一度交わした約束が反故にされたりしてしまいます。内容を忘れたり、誤解してたりすることもあります。そういったリスクを回避するためにもメールは有効ですね。

また、メールとしてやり取りを残しておくと、自分や他の人が後から確認できるのもメールのメリットですね。いつ・誰に・どのように連絡したかの履歴が丸ごと残りますので、業務マニュアルを作成したり引き継ぎをする際にも利用できます。

電話とメールの長所・短所は他にも色々あると思うんですが、とりあえず私が思いついたのはこのくらいです。大切なのは、場面に応じて適切な手段を使い分けることだと思います。センシティブな内容をメールで送るのも、文面として残さなければいけない案件を電話で確認するのも、良くないと思うんですよね。

なんか、当たり前のことを長々と書いてるな…と思いました。でも意外に意識的に使い分けていない人がいるのも事実なので、改めて書いてみました。

そういえば、コロナ禍以降は社員同士の連絡にはチャットも普及していますよね。なんとなくメールの簡易版として使ってますが、使い分けを考えていかなくちゃなーと思う今日この頃です。