仕事をしていて思うのですが、コミュニケーションをする上で、伝えたいことの概要を先に伝えることって結構大事だなと思います。
要は相手に話しかけて本題に入る前に「これから何の件についての話をするのか」を伝えることでして、そんなの簡単じゃないかと思うんですが、意外と実践が難しいのかなーと感じる場面に多く遭遇します。
私のいる部署は比較的小さな部門で、上司との距離も近いのですが、そのせいか突然本題から話し始める人が多いです。
例えば、Aさんという学生の対応で上司に一度相談しており、その進捗を報告する場合、「Aさん大丈夫そうです！」で済ましてしまうことが多いのです。これ、Aさんの対応がその日に発生したことであれば上司もすぐ理解できるんですが、数日前に発生して継続対応していた案件ですと、上司はAさんのことを忘れていて「何の話？」となることが多いんです。
学生の対応なんて日々何件も発生していますし、他にも重要な案件に対応していますので、よっぽど深刻な学生の案件でない限り、1人1人のことなんて覚えていられないんですよね。ですので、Aさんの例の場合ですと、「◯◯の問題があったAさんの件ですが…」などと先に言うとわかりやすくなる気がします。
実際に体験するとわかりますが、相手が何の話をしているのか不明瞭だと、聞く側は話の内容を理解することに加え、「この人は何の件を話してるんだろう？」と耳から入ってくる情報を頼りに思考を巡らせることになりますので、案外ストレスが溜まるものです。
いや、わからなければ相手が質問してくるだろうし、そんなに細かく気にしなくていいじゃないか…という意見もあるかと思いますが、相手が忙しいとそれほど余裕がない場合もありますし、聞き手のことを配慮できない人だな…と、良くない印象を与える恐れもあります。
いずれしても、少しの手間で話が理解してもらいやすくなりますので、予め概要を伝えることは大事なんじゃないかなあと思う次第です。
